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Políticas de Protección de Datos

 

 

1.      OBJETIVO

 

Definir y establecer conforme a la legislación vigente las pautas y criterios para el manejo de los datos personales de empleados, clientes, consumidores, aliados, proveedores y demás contrapartes del Grupo Empresarial OBA sus filiales y subsidiarias.

 

2.      ALCANCE

 

La presente política es aplicable para toda la información personal objeto de tratamiento por parte del Grupo Empresarial OBA, sus filiales y subsidiarias, registrada en las bases de datos contenidas en archivos físicos y/o magnéticos en todas las sedes, tiendas y franquicias dispuestas en el territorio nacional, así como en las bases de datos transferidas o colectadas en los países que proporcionen niveles adecuados de protección de datos de conformidad con el artículo 26 de la ley 1581 de 2012.

 

Así mismo, esta política será vinculante para todos los procesos, procedimientos y tareas donde se capturen, usen, circulen, procesen, almacenen, traten y transfieran datos personales, se incluye a accionistas, clientes, colaboradores, proveedores, agentes comerciales, asesores de compañía y todas las personas que suministren sus datos personales al Grupo Empresarial OBA.

 

Todos los colaboradores, contratistas y terceros que tengan relación con el Grupo Empresarial OBA, sus filiales y subsidiarias y ejerzan tratamiento sobre las bases de datos personales, deberán cumplir con esta política y con los procedimientos establecidos conforme a la legislación vigente en materia de protección de datos personales y procedimientos internos en seguridad de la gestión de la información.

 

3.      RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO

 

Tendrá la calidad de responsables y encargados del tratamiento de la información, las siguientes compañías dentro del Grupo Empresarial OBA:

 

RESPONSABLE

TRATAMIENTO

IDENTIFICACIÓN

CONTACTO

 

 

Al contacto prodatos-

OBA COLOMBIA

900.959.533-5

personales@grupooba.co página

S.A.S.

 

web www.obagrupo.com,

 

 

dirección carrera 37 No. 13-48

 

 

oficina 401, Bucaramanga

 

 

Santander

 

 


COMERTEX S.A.S.

 

890.204.797-7

Al contacto prodatos- personales@comertex.com.co, página web www.comertex.co, dirección Carrera 17 No. 60-170 Autopista Palenque -Chimitá

Girón, Santander

 

FINANTEX S.A.S.

 

900.124.556-0

Al contacto prodatos-

personales@finantex.com.co, página web www.serviciosfinantex.com , dirección Calle 37 No. 13-48

oficina 501

IBOMA S.A.S.

 

813.003.683-3

Al contacto prodatos- personales@iboma.com.co, dirección Calle 37 No. 13-48

oficina 501

 

ENTREHOGAR S.A.S.

 

800.165.605-6

Al contacto prodatos-

entrehogar@grupooba.co , dirección Calle 116 No. 15B 26 oficina 204, Bogotá D.C

 

4.      MARCO NORMATIVO

 La presente Política de Privacidad y Tratamiento de datos personales estará sometida a los preceptos constitucionales y normativos contenidos en las normas que se indican a continuación y, así como con cualquier otra norma que las modifique, adicione o complemente:

 

  • Constitución Política de Colombia, Artículo 15
  • Ley 1266 de 2008
  • Ley 1581 de 2012
  • Decreto 1377 de 2013
  • Decreto 1074 de 2015, Capítulo 25
  • Decreto 090 de 2018

 

5.      DEFINICIONES

  • Persona natural o jurídica que cuenta con la titularidad de una o varias acciones en las que esté dividida una sociedad anónima, por acciones simplificada y/o comanditaria que tenga entre sus activos una participación empresarial.
  • Acuerdo de Contrato o acuerdo bilateral dentro del cual las partes se comprometen a no revelar ni difundir información suministrada de carácter confidencial.
  • Agentes Comerciales. Persona que se encarga de promover, explotar, fabricar o distribuir uno o varios productos como representante de un empresario ya sea nacional o extranjero mediante un contrato denominado agencia
  • Aliado Estratégico. Persona natural o jurídica que contribuye al desarrollo del objeto social de la organización por medio de la celebración de relaciones jurídicas y aquellas empresas que hacen parte del GRUPO OBA COLOMBIA A.S.
  • Apoderado o autorizado. Persona autorizada por el titular de datos personales para que efectúe cualquier tipo de trámite o solicitud ante el Grupo Empresarial OBA, sus filiales y subsidiarias por cuenta de quien concede la autorización. Especialista en una materia que propone y recomienda a través de conceptos, opciones viables sobre temas de interés a solicitud.
  • Autorización. Consentimiento previo, expreso e informado del titular del dato para llevar a cabo por parte del Grupo Empresarial OBA, sus filiales y subsidiarias como responsables, el tratamiento de datos de la persona autorizada por el titular de los datos personales para que efectúe cualquier tipo de trámite o solicitud ante el Grupo Empresarial OBA, sus filiales y subsidiarias a cuenta de quien autoriza.
  • Aviso de Privacidad. Una de las opciones de comunicación verbal o escrita que brinda la ley y que es generada por cuenta del Grupo Empresarial OBA, sus filiales y subsidiarias y dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, para darle a conocer la existencia de las Políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos
  • Base de Datos. Conjunto organizado de datos personales que son objeto de tratamiento por parte del Grupo Empresarial OBA, sus filiales y
  • Canales para ejercer derechos. Son los medios de recepción y atención de peticiones, consultas y reclamos que el Responsable del Tratamiento y el Encargado del Tratamiento deben poner a disposición de los Titulares de la información con los datos de contacto respectivos, por medio de los cuales el Titular puede ejercer su derecho de conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales contenidos en bases de datos y revocar la autorización que haya otorgado para el Tratamiento de los mismos, cuando esto sea persona natural que en virtud de un contrato laboral se obliga a prestar un servicio personal a otra persona natural o jurídica bajo la continua dependencia o subordinación de la segunda y percibiendo a cambio, una remuneración.
  • Conducta inequívoca. Comportamiento que permite concluir de forma razonable que el Titular de Datos Personales otorgó la autorización para el tratamiento de su solicitud presentada por el Titular del dato o las personas autorizadas por aquél o por la ley con el fin de acceder a la información personal que reposa en cualquier base de datos, bien sea que esté contenida en un registro individual o esté vinculada con la identificación del titular. Archivos y/o ficheros que permiten a una página web almacenar y recuperar información relacionada con los hábitos de navegación de un usuario titular tales como preferencias personales, estadísticas de uso, enlace a redes sociales con el fin de personalizar el contenido de la página web respecto de las preferencias de quien la utiliza.
  • Dato Personal. Cualquier información vinculada o que pueda ser asociada a una o varias personas naturales determinadas o determinables; el nombre o identificación, rasgos físicos
  • Dato Privado. Están relacionados con el ámbito privado de las personas, son datos contenidos en documentos privados, gustos o datos de contacto
  • Dato Público. Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y aquél que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público.

 

  • Dato Semiprivado. Su acceso está sujeto a algún grado de restricción, interesan a cierto sector o grupo de personas: datos financieros o crediticios, académicos, laborales, No tiene naturaleza íntima, reservada ni pública.

 

  • Dato Sensible. Aquellos datos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido pueden generar su discriminación; aquellos que revelan su origen racial, convicciones religiosas, filosóficas o políticas, pertenencia a organizaciones defensoras de derechos humanos, asociaciones sindicales y/o gremios, orientación sexual y datos relativos a la salud, a la vida sexual, así como datos biométricos entre

 

  • Encargado del La persona natural o jurídica, pública o privada, u órgano administrativo que, solo o conjuntamente con otros, trate datos por cuenta de la Empresa como consecuencia de la existencia de una relación jurídica que delimita en el ámbito de su actuación para la prestación de un servicio.

 

  • Hace referencia a las compañías filiales del Grupo Empresarial OBA como son OBA Colombia S.A.S., Comertex S.A.S., Finantex S.A.S, Iboma S.A.S. y Entrehogar S.A.S.

 

  • Fuente de Información. Entidad que recibe o conoce de datos personales de los titulares de la información en virtud de una relación comercial, de servicio o de cualquier otra naturaleza y que, en función de la autorización otorgada por el titular, suministra estos datos a un operador de información que a su vez los entregará a un usuario
  • Incidente de Seguridad: Se refiere a la violación de los códigos de seguridad o la pérdida o robo y/o acceso no autorizado de información de una base de datos administrada por el responsable del Tratamiento o por el Encargado del
  • Oficial de Protección de Datos Personales. La persona asignada dentro del Grupo Empresarial OBA que tiene como función la vigilancia y el control de la aplicación de la presente Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales conforme a los preceptos legales
  • Operador de Información. Entidad que recibe de la fuente, datos personales sobre varios titulares de información, los administra y los pone en conocimiento de los usuarios bajo los parámetros de la ley 1266 de
  • Política de Tratamiento. Se refiere al presente documento, como política de tratamiento de datos personales aplicada por el Grupo Empresarial OBA de conformidad con los lineamientos de la legislación vigente en la 
  • Toda personal natural o jurídica que preste algún servicio al Grupo Empresarial OBA, sus filiales y subsidiarias en virtud de una relación contractual/ obligacional, incluyendo sin ser restrictivo a las (os) directoras (es) independientes.
  • Proceso mediante el cual los Titulares de los datos Personales o sus causahabientes, podrán solicitar al Grupo Empresarial OBA, sus filiales y subsidiarias la actualización, rectificación, supresión parcial o total de la información, la prueba de la autorización o la revocatoria de la misma. 
  • Registro Nacional De Bases De Datos (RNBD). Directorio público de las bases de datos personales sujetas a Tratamiento que operan en el país, administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio y de libre consulta para los ciudadanos.
  • Responsable del Tratamiento. Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros decida sobre la base de datos y/o tratamiento de los superintendencia de Industria y Comercio.
  • Titular del dato personal. Persona natural cuyos datos personales son objeto de Tratamiento por parte del

 

  • Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
  • Se refiere al envío por parte del Grupo Empresarial OBA, sus filiales y subsidiarias como responsables de tratamiento o Encargados de los datos, a un tercer agente o persona natural / jurídica (receptor) dentro o fuera del territorio nacional para el tratamiento efectivo de datos personales.
  • Transmisión. Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro (transmisión nacional) o fuera de Colombia (transmisión internacional) que tiene por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del
  • Tratamiento de Datos Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, consulta, intercambio, transferencia, uso, circulación o supresión.

6.      PRINCIPIOS APLICABLES

En desarrollo, interpretación y aplicación de la ley 1581 de 2012 y su decreto reglamentario, se aplicarán de forma armónica e integral los siguientes principios:

  1. Principio de necesidad. Los datos personales objeto de tratamiento serán aquellos que resulten necesarios, pertinentes y adecuados de acuerdo con el ámbito y las finalidades determinadas, explícitas y legítimas para las que hayan sido recabados. La información personal solicitada al Titular en ningún caso será excesiva e incoherente en relación con la destinación o uso que recibirá la misma al interior del Grupo Empresarial OBA, sus filiales y
  1. Principio de legalidad en materia de Tratamiento de Datos Personales. El tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad regulada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen, así como en el contenido del presente documento.
  1. Principio de Finalidad. El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley la cual debe ser informada al Titular de manera previa a obtener la autorización para el tratamiento de datos
  1. Principio de El tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento, previo expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
  1. Principio de veracidad o calidad. La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletas, fraccionados o que induzcan a
  1. Principio de transparencia. En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le

 

  1. Principio de acceso y circulación restringida. El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento solo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación- comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la

 

  1. Principio de La información sujeta a Tratamiento por el responsable de tratamiento o Encargado de tratamiento, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

 

  1. Principio de Confidencialidad. Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo solo realizar el suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades

 

 

autorizadas en la ley.

 

  1. Principio de Dada la relación contractual, respecto de la autorización debida no operará el fenómeno de la caducidad de la misma hasta que no se revoque esta por decisión judicial o directamente por el titular de la información.

 

7.      TRATAMIENTO Y FINALIDADES

 

El Grupo Empresarial OBA, sus filiales y subsidiarias en desarrollo de su objeto social y las relaciones establecidas con terceros tales como colaboradores, proveedores, clientes, acreedores, aliados estratégicos, accionistas, miembros de junta, contratistas entre otros, recolecta, almacena, usa y transfiere datos personales haciendo uso de los mismos únicamente para los fines indicados por ende, salvaguardará las bases de datos que contenga la información recolectada sin permitir acceso a personal no autorizado salvo las excepciones asignadas por ley y Constitución sobre la materia.

 

Así mismo, el Grupo Empresarial OBA, sus filiales y subsidiarias reconocen que el Titular de los datos personales tiene derecho a contar con una expectativa razonable de su privacidad, teniendo en cuenta, en todo caso sus responsabilidades, derechos y obligaciones con la compañía.

 

En calidad de responsables del tratamiento de datos recolectados, el Grupo Empresarial OBA, sus filiales y subsidiarias cuentan con diversas bases de datos respecto de las cuales declaran, serán procesadas conforme a las autorizaciones específicas otorgadas por los titulares de la información y las finalidades descritas a continuación:

 

  1. Para registrar la información de datos personales en las bases de datos del Grupo Empresarial OBA, sus filiales y subsidiarias y, con la finalidad de analizar, evaluar y generar datos estadísticos.

 

  1. Para realizar gestión contable, fiscal y administrativa con fines de facturación, control de inventarios y gestión de

 

  1. Para realizar los reportes contables y tributarios ante los entes de control según se

 

  1. Para realizar la gestión de cobros y pagos contractuales de conformidad con la relación comercial

 

  1. Para el adecuado desarrollo de las relaciones comerciales y civiles a través de la inscripción de garantías mobiliarias, constitución de gravámenes

 

 

hipotecarios y/o garantías prendarias ante las autoridades e instituciones administrativas que pretendan respaldar, las obligaciones adquiridas en favor de nuestra organización de conformidad con la ley, las autorizaciones y elementos contractuales otorgados para el caso en particular.

 

  1. Para establecer y desarrollar medidas de control, gestión, análisis y seguimiento de la cartera del Grupo Empresarial OBA, sus filiales y

 

  1. Para ejercer los derechos relacionados a la cobranza de acreencias en favor del Grupo Empresarial OBA, sus filiales y subsidiarias a través de la cobranza pre jurídica, jurídica, las gestiones y herramientas conexas necesarias para garantizar el pago de las acreencias en cabeza del Titular además de ejecutarse en armonía con los lineamientos contenidos en nuestras Políticas de Recaudo y

 

  1. Para analizar, evaluar, consultar y validar la información entregada por el Titular en listas para el control de lavado de activos y financiación de terrorismo administradas por cualquier autoridad nacional y/o extranjera

 

  1. Para analizar, reportar, procesar, evaluar, solicitar, consultar, divulgar, conservar y suministrar según se autorice, la información referente a comportamiento crediticio, financiero, comercial y de servicios que se obtenga en debida forma del Titular ante el Operador de bases de datos e información financiera, crediticia, comercial con quien se tenga relación comercial, ante Autoridades Judiciales y Administrativas y, así mismo, para suministrar la información almacenada según corresponda, a nuestros aliados estratégicos, y demás entidades vinculados al Grupo Empresarial OBA, sus filiales y

 

  1. Para contactar con el Titular a través de correo electrónico, mensajería instantánea y/o medio expedito para el envío de estados de cuenta o facturas en relación con las obligaciones derivadas del contrato celebrado entre las

 

  1. Para promocionar, comercializar u ofrecer productos, líneas de crédito y/o servicios ofertados en alianza comercial por parte del Grupo Empresarial OBA, sus filiales y subsidiarias a través de cualquier canal o

 

  1. Para realizar publicidad y prospección comercial persiguiendo el análisis de perfiles y tendencias dentro del

 

  1. Para realizar publicidad y prospección comercial en la venta a distancia y comercio electrónico.

 

 

  1. Para realizar a través de nuestros aliados estratégicos, estudios sobre viabilidad financiera solicitada por clientes prospectos del Grupo Empresarial OBA, sus filiales y subsidiarias en el desarrollo de una relación

 

  1. Para realizar publicidad y prospección comercial respecto de ofrecimiento de productos, líneas de crédito y/o servicios profesionales, de arrendamiento y venta de bienes inmuebles a través de mensajería instantánea WhatsApp, mensajería masiva SMS, correos electrónicos, página web, redes sociales, E- commerce u otro medio de comunicación

 

  1. Para el envío de mensajes con fines comerciales, informativos, de comunicación, de formación y/o de atención a clientes, arrendatarios, colaboradores, proveedores y demás aliados comerciales a través de mensajería instantánea WhatsApp, mensajería masiva SMS, correos electrónicos y demás

 

  1. Para ejecutar la gestión de estadísticas internas a través de encuestas de satisfacción, estudios, análisis de mercado incluyendo la posibilidad de contactarse con el titular para dichos propósitos con el fin de evaluar la calidad del

 

  1. Para gestionar trámites relacionados con reclamaciones, solicitudes y/o quejas por parte del

 

  1. Para ejecutar la gestión de los procedimientos administrativos internos que sean necesarios agotar dentro del Grupo Empresarial OBA, sus filiales y

 

  1. Para realizar la prestación de servicios Corporativos, financieros, de control interno y desarrollo organizacional a las empresas y aliados estratégicos que conforman el Grupo Empresarial

 

  1. Para ejecutar la gestión de campañas de actualización de datos e información de las bases de

 

  1. Para realizar custodia y gestión de la información contenida en bases de datos físicas y magnéticas por cuenta del responsable del tratamiento y/o a través de sus encargados

 

  1. Para llevar a cabo acciones de gestión de sistemas de información, planificación e identificación de estrategias que permitan contribuir al logro de los objetivos estratégicos del Grupo Empresarial OBA, sus filiales y

 

  1. Para soportar procesos de auditoría externa e interna dentro del Grupo Empresarial.

 

  1. Para tener comunicación constante con nuestros aliados estratégicos y sus

 

  1. Para realizar acciones de adquisición de participaciones, acciones, cuotas sociales y aportes representativos de capital de una sociedad

 

  1. Para suministrar la información a terceros con los cuales el Grupo Empresarial OBA, sus filiales y subsidiarias tenga relación contractual y que sea necesario entregar para el cumplimiento del objeto

 

  1. Para llevar a cabo las actividades relacionadas con administración de bienes inmuebles, celebración de contratos de arrendamiento de vivienda y local comercial, así como contratos de naturaleza comercial y civil como la prestación de servicios

 

  1. Para mantener el control de las vacantes de talento humano dentro de nuestra organización y en armonía con los lineamientos de nuestros aliados estratégicos del Grupo OBA COLOMBIA A.S.

 

  1. Para prestar de forma adecuada los servicios de reclutamiento, preselección, evaluación, selección, suministro y administración del talento humano dentro del Grupo Empresarial OBA, sus filiales y

 

  1. Para gestionar actividades de capacitación que contribuyan a la formación del personal dentro de nuestra organización y en armonía con los lineamientos del Grupo Empresarial OBA, sus filiales y

 

  1. Para actualizar la información de los colaboradores en búsqueda de un óptimo desarrollo de las relaciones laborales frente a afiliaciones, nómina, actividades de SST y las demás que sean necesarias para conservar el vínculo

 

  1. Respecto de los Datos Personales de colaboradores, ex colaboradores, aprendices, judicantes y aspirantes a ser colaboradores del Grupo Empresarial OBA, serán tratados para: (1) Dar cumplimiento a las normas aplicables; (2) Cumplir las órdenes o requerimientos de las autoridades; (3) Desarrollar políticas laborales, organizacionales, comerciales, de mercadeo y salud ocupacional, así como ofrecer beneficios a los empleados y a sus familiares, y gestión de salud ocupacional; (4) Gestión de procesos internos como por ejemplo: procesos disciplinarios, investigaciones y conflictos de intereses, y gestión de relaciones sindicales; y (5) Vinculación, desempeño de funciones o prestación de servicios, retiro o terminación dependiendo del tipo de relación jurídica entablada con la organización.

 

 

  1. Salvaguardar la seguridad física de las personas, bienes o instalaciones del Grupo Empresarial OBA, lo cual comprende los Datos Personales (i) recolectados directamente en los puntos de seguridad en las instalaciones del Grupo Empresarial OBA, (ii) tomados de los documentos que suministre el Titular de Datos Personales al personal de seguridad, y/o (iii) obtenidos de las videograbaciones que se realizan dentro o fuera de las instalaciones del Grupo Empresarial OBA, sus filiales y

 

En todo caso, la finalidad del Tratamiento que se pretenda dar a los Datos Personales será informada previamente a su recolección al momento de solicitar la correspondiente Autorización del Titular, salvo los eventos en los cuales no se requiera de la misma de acuerdo con lo establecido en la Ley.

 

Si el Titular proporciona sus Datos Personales, esta información será utilizada por el Grupo Empresarial OBA, sus filiales y subsidiarias. solo para los propósitos aquí señalados y, por tanto, no se procederá a vender, licenciar, transmitir o divulgar la misma fuera de la organización salvo que: I) El titular autorice expresamente realizarlo; II) Sea necesario hacerlo para permitir a nuestros contratistas o agentes prestar los servicios que les hemos encomendado; III) Sea necesario hacerlo con el fin de proporcionarle nuestros productos o servicios; y

  1. IV) Sea requerido o permitido por la

 

Con la finalidad de poner en práctica los propósitos descritos anteriormente, sus datos personales podrán ser divulgados con los fines dispuestos anteriormente al personal que conforma la Gerencia General y demás Gerencias de Área Funcional, así como a encargados, asesores, contratistas y a otras personas y oficinas, según corresponda, el Grupo Empresarial OBA, sus filiales y subsidiarias podrá subcontratar a terceros para el procesamiento de determinadas funciones o información.

 

Cuando efectivamente subcontratamos con terceros el procesamiento de su información personal o proporcionamos su información personal a terceros prestadores de servicios, advertimos a dichos terceros sobre la necesidad de proteger dicha información personal con medidas de seguridad apropiadas, les prohibimos el uso de su información personal para fines propios y les impedimos que divulguen su información personal a otros.

 

De igual forma, el Grupo Empresarial OBA, sus filiales y subsidiarias podrá transferir o transmitir (según corresponda) sus datos personales a otras compañías por razones de seguridad, eficiencia administrativa y mejor servicio, de conformidad con las autorizaciones que hayan sido otorgadas por los Titulares de los datos personales. El Grupo Empresarial OBA ha adoptado las medidas del caso para que esas compañías implementen en su jurisdicción y de acuerdo con las leyes a ellas aplicables, estándares de seguridad y de protección de datos personales siquiera similares a los previstos en este documento, y en general, en


 

 

las políticas del Grupo Empresarial OBA sobre la materia.

 

7.1.            PROCEDIMIENTO EN EL TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN DE GESTIÓN HUMANA

 

El Grupo Empresarial OBA realiza la gestión de talento humano de todas sus empresas filiales, apoyando a las organizaciones en el proceso de reclutamiento, selección y apoyo en la contratación de personal; realizando actividades de recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión sobre la información personal de los aspirantes o interesados en ocupar un cargo al interior de las organizaciones de nuestros aliados estratégicos por lo cual, requiere que todos los aspirantes a trabajadores, al momento de presentar su hoja de vida por los medios dispuestos por la organización, aporten la autorización para el tratamiento de sus datos personales, dando cumplimiento en debida forma al requisito exigido al interior de nuestro proceso de reclutamiento y selección; de no anexarse dicha autorización, no será posible realizar la gestión de la hoja de vida del aspirante a trabajador, por tanto se procederá inmediatamente a la supresión de su hoja de vida.

 

Si el aspirante a trabajador no resulta seleccionado al finalizar el proceso, El Grupo Empresarial OBA le informará que se conservarán las hojas de vida con el propósito de tener en cuenta la postulación para futuros procesos de reclutamientos que se llegaren a realizar. Sin perjuicio de esto, el Titular de los datos personales podrá en cualquier momento y ante los canales dispuestos por la organización, solicitar su supresión.

8.      TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES

 

De conformidad con la ley 1581 de 2012 y las normas vigentes en materia de Tratamiento de Datos Sensibles, el Titular tiene derecho a optar por no suministrar cualquier información sensible solicitada por el Grupo Empresarial OBA, sus filiales y subsidiarias relacionada con datos sobre su origen racial o étnico, la pertenencia a organizaciones defensoras de derechos humanos, organizaciones sindicales, convicciones religiosas y/o filosóficas, ideología política además, de datos relacionados con la vida sexual, la salud y datos biométricos.

 

9.      DERECHOS DE LOS TITULARES

 

El Titular cuya información personal es objeto de tratamiento por parte del Grupo Empresarial OBA, sus filiales y subsidiarias, tiene derecho a:

 

  1. Conocer, actualizar, rectificar, suprimir sus datos y revocar la autorización de tratamiento de los
  2. Autorizar el tratamiento de sus datos
  3. Obtener copia de la autorización que haya otorgado en calidad de Titular del

 

 

dato a través de cualquier medio válido salvo en los casos donde no sea necesaria el otorgamiento de autorización.

  1. Conocer el tratamiento que se está efectuando sobre los datos
  2. Ser informado respecto de la finalidad del uso de sus
  3. Acceder de forma ágil y gratuita a los datos personales proporcionados objeto de
  4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio o la entidad que haga sus veces, quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen sin perjuicio de dirigirse previo requerimiento y/o consulta al Grupo Empresarial OBA, sus filiales y
  5. Formular consultas y reclamos para salvaguardar su derecho a la protección de datos personales de acuerdo con las pautas establecidas en la ley y en los términos de la presente política.
  6. Solicitar la revocatoria de la autorización otorgada y la supresión de los datos personales cuando en el tratamiento no se respeten principios, derechos y garantías constitucionales y legales, revocatoria y supresión que procederá cuando en el marco de un proceso judicial y/o administrativo se haya declarado la contravención por parte del responsable del
  7. Acceder en forma gratuita a los datos personales objeto de tratamiento por parte del responsable, información que podrá ser remitida por cualquier medio que permita conocerla incluyendo los medios electrónicos.

 

10.  PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS

 

  • ÁREA RESPONSABLE

 

El responsable de Tratamiento dispone de un área encargada para atender y resolver las consultas, peticiones y reclamos de Titulares de Datos Personales o por intermedio de sus apoderados, área que se encuentra encabezada por el Oficial de Habeas Data designado dentro del Grupo Empresarial OBA y que se complementa, además, con el Comité de Vigilancia del Sistema de Gestión de Datos Personales.

 

Por ende, toda petición, queja o reclamo relacionado con el manejo de datos personales objeto de tratamiento, en aplicación a lo que prevé la ley 1581 de 2012 y la normatividad que la desarrolla, deberá enviarse conforme a la siguiente información:

RESPONSAB

LE TRATAMIEN TO

CORREO

PÁGINA WEB

DOMICILIO

 

 

 

 

 

OBA

COLOMBIA S.A.S.

prodatos-

personales@grup ooba.co

www.obragrupo.

com

Carrera 37 No.

13-48 oficina 401, Bucaramanga Santander

 

COMERTEX S.A.S.

 

prodatos- personales@com ertex.com.co

 

www.comertex.c o

 

Carrera 17 No.

60-170 Autopista Palenque - Chimitá Girón, Santander

 

FINANTEX S.A.S.

 

prodatos- personales@fina ntex.com.co

 

www.serviciosfi nantex.com

 

Calle 37 No. 13-

48 oficina 501

 

IBOMA S.A.S.

 

prodatos- personales@ibo ma.com.co,

 

www.obragrupo. com

 

Calle 37 No. 13-

48 oficina 501

 

ENTREHOG AR S.A.S.

 

prodatos- entrehogar@grup ooba.co

 

www.obragrupo. com

 

Calle 116 No.

15B 26 oficina

204, Bogotá D.C

 

Así mismo, de no dirigirse la petición inicial por parte del Titular del dato al contacto anteriormente relacionado, el Grupo Empresarial OBA, sus filiares y subsidiarias y todos los colaboradores, contratistas y relacionados que realicen el tratamiento de Datos Personales en las diferentes dependencias, están obligados a dar traslado al Oficial de Habeas Data de todas las peticiones, quejas o reclamos que se reciban por parte de los Titulares de Datos Personales en los tiempos establecidos por ley sin perjuicio de que por delegación funcional dentro de la organización, se apoye el trámite en un área o colaborador específico para recibir, direccionar y dar respuesta a las consultas y reclamos elevados por los Titulares.

 

10.2.  ATENCIÓN Y RESPUESTA A PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS

 

Los derechos de los Titulares podrán ser ejercidos ante el Grupo Empresarial OBA, sus filiares y subsidiarias por las siguientes personas:

 

  1. Por el Titular de los datos, quien deberá acreditar su identidad de forma

 

 

  1. Por el representante y/o apoderado del Titular de los datos, previa acreditación ante el Grupo Empresarial OBA, sus filiares y subsidiarias de la representación o poder

 

Así mismo, el Titular o intermedio apoderado de requerirse, podrá solicitar al Grupo Empresarial OBA, sus filiares y subsidiarias:

 

  1. Información sobre los Datos Personales del Titular que sean objeto del
  2. Información respecto del uso que se ha dado por parte del Grupo Empresarial OBA, sus filiares y subsidiarias a los datos personales sometidos a
  3. Las demás relacionadas con el ejercicio de sus

 

  • Los Titulares o apoderados podrán consultar la información personal del Titular que repose en las bases de Datos del Grupo Empresarial OBA, sus filiares y subsidiarias.

 

El Grupo Empresarial OBA, sus filiares y subsidiarias como responsables del Tratamiento suministrarán a los Titulares o sus apoderados, toda la información que se encuentre contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular. La consulta se formulará a través de los canales que para dicho efecto han sido habilitados por el Grupo Empresarial OBA, sus filiares y subsidiarias, los cuales se describen dentro del numeral 10.1.

 

La Consulta se formulará mediante solicitud escrita dirigida al Grupo Empresarial OBA, sus filiares y subsidiarias con:

 

  1. La identificación del Titular
  2. Datos de Contacto para notificación (dirección física, electrónica y teléfonos de contacto)
  3. Motivo de consulta
  4. Copia documento de identificación del Titular del

 

La consulta será atendida por el Grupo Empresarial OBA, sus filiares y subsidiarias. en un término máximo de diez (10) hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible para Grupo Empresarial OBA, sus filiares y subsidiarias atender la consulta dentro de dicho término, lo informará al interesado expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que atenderá su consulta, la cual en ningún caso superará los cinco

  • días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

  • Peticiones y reclamos. Los Titulares o los apoderados que consideren que la información que se encuentra contenida en las bases de datos del Grupo

 

 

Empresarial OBA, sus filiares y subsidiarias debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo a la organización responsable del Tratamiento el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

 

El reclamo y/o la petición se formulará mediante solicitud escrita dirigida al Grupo Empresarial OBA, sus filiares y subsidiarias con:

 

  1. La identificación del Titular o del apoderado
  2. Datos de contacto para notificaciones (dirección física, electrónica y teléfono de contacto)
  3. Motivos, hechos que den lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que desea
  4. Documentos que se pretendan hacer valer
  5. Copia simple documento identidad del titular del dato

 

El reclamo se formulará a través de los canales que para dicho efecto hayan sido habilitados por el Grupo Empresarial OBA, sus filiares y subsidiarias. los cuales, se describen en el numeral 10.1. de la presente política. Si el reclamo resulta incompleto, el Grupo Empresarial OBA, sus filiares y subsidiarias. requerirán al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento realizado por el Grupo Empresarial OBA sin que el solicitante presente la información requerida, la Organización entenderá que se ha desistido del reclamo.

 

En caso de, quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. El término máximo para atender el reclamo por parte del Grupo Empresarial OBA, sus filiares y subsidiarias será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible para el Grupo Empresarial OBA, sus filiares y subsidiarias atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

10.4.    AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

 

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el Tratamiento se requiere la autorización previa, expresa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida a través de cualquier medio que pueda ser objeto de consulta y verificación


 

 

posterior.

 

 

10.4.1.   Excepciones a la Autorización

 

La autorización para el tratamiento de datos del Titular no será necesaria cuando:

 

  1. La información sea requerida por orden judicial
  2. Los datos sean de naturaleza pública
  3. Se presenten casos de urgencia médica o sanitaria
  4. Se realice tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

 

10.4.2.   Condiciones especiales frente a la supresión de datos del Titular

 

El Titular tendrá en todo momento el derecho de solicitar al Grupo Empresarial OBA, sus filiares y subsidiarias la supresión de sus datos personales de conformidad con lo desarrollado en la ley 1581 de 2012, sin embargo, dicho derecho no será absoluto y el responsable podrá negar el derecho del mismo cuando:

 

  1. El Titular tenga una obligación contractual o legal de permanecer en la base de datos
  2. Se trate de información de Titulares inactivos, información que deberá permanecer en la base de datos en cumplimiento de las normas del Sistema General de Seguridad Social y el Estatuto Tributario las cuales, exigen la conservación de la información histórica y contable por plazos estrictamente
  3. Se obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, investigación de delitos o actualización de sanciones

 

11.  GESTIÓN DE INCIDENTES DE SEGURIDAD EN EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Entiéndase por incidente cualquier anomalía que afecte o pudiera afectar la seguridad de las bases de datos registradas en nuestras empresas o la información contenida en las mismas. En caso de conocer de algún incidente de seguridad ocurrido, el usuario deberá comunicarla al Oficial de Protección de Datos quien adoptará las medidas oportunas frente al incidente reportado.

El Oficial de Protección de Datos informará de la incidencia a la Superintendencia de Industria y Comercio a través del Registro Nacional de Base de Datos y el módulo habilitado para tal efecto dentro de los 15 días siguientes a partir del


 

 

conocimiento del incidente de seguridad.

 

12.  DATOS PERSONALES DE MENORES DE EDAD

 

El Grupo Empresarial OBArespetará los datos personales de niños, niñas y adolescentes y les dará el trámite indicado para ello, en la ley 1581 de 2012 , sus decretos reglamentarios y jurisprudencia desarrollada por la Corte Constitucional para lo cual, solicitará autorización al representante legal y/o tutor del menor para establecer contacto con estos y utilizar su información para los fines legítimos del giro ordinario de las actividades comerciales del Grupo Empresarial OBA siempre que se respete y se responda al interés superior de los menores, se asegure el respeto de los derechos fundamentales que les asisten, se tenga en cuenta su opinión conforme a la madurez del niño, niña y adolescente y que se cumpla con los principios previstos dentro de la ley 1581 de 2012 frente al tratamiento de datos personales.

 

El representante legal y/o tutor del menor de edad, tendrá la posibilidad de solicitar al Grupo Empresarial OBA la eliminación de la información del niño, niña y/o adolescente contenida en sus bases de datos, procedimiento que podrá agotar mediante el envío de solicitud según los canales establecidos en el numeral 10.1 de la presente política.

 

13.  TRATAMIENTO DE FOTOGRAFÍAS Y VÍDEOS COMO DATOS PERSONALES

 

La definición de documentos según el artículo 243 de la ley 1564 de 2012 comprende las fotos y las videograbaciones que pueden llegar a contener diferentes tipos de información como datos personales sujetos a la protección de la Ley de Habeas Data. Serán sometidas a las normas aplicables de la ley 1581 de 2012 cuando la información contenida se pueda vincular o asociar a varias personas determinadas o determinables facilitando su identidad. En este evento, para el Tratamiento de fotografías y videograbaciones que contengan datos personales el Grupo Empresarial OBA aplicará lo siguiente:

  1. Asegurarse de tener la Autorización previa, expresa e informada del Titular de Datos Personales antes de tomar fotografías o videograbaciones y usarlos, informándole sobre las finalidades de su
  2. En caso de que las fotografías o videograbaciones sean suministradas por terceros deberá verificarse que su procedencia sea legítima habiéndose cumplido con una Política de protección de datos personales y contando con la autorización previa otorgada por el
  3. En tratándose de fotografías y videograbaciones que contengan datos biométricos como imágenes faciales que permitan identificar retina, palmas de las manos, huellas, rostro se dará el tratamiento de Dato Sensible según la definición en el numeral 8 de la presente política y deberá existir autorización

 

 

previa, expresa e informada sobre la calidad facultativa de suministrar este tipo de datos por parte del Titular.

  1. Para el Tratamiento de fotografías y videograbaciones de menores de 18 años deberá cumplirse lo establecido en el numeral 11 de la presente Política.
  2. Antes de utilizar una fotografía o videograbación de acceso público se deberá asegurar que esta pueda ser usada
  3. En caso de contratar a terceros para tratar fotografías y videograbaciones, deberá exigirse que estos, como Encargados del Tratamiento, cumplan con la regulación en materia de protección de

 

14.  CONTROL DE ACCESO Y VIDEOVIGILANCIA

 

  • CONTROL DE ACCESO

 

Las áreas designadas dentro del Grupo Empresarial OBA donde se ejecutan procesos relacionados con la custodia de información confidencial y/o restringida estarán bajo estrictos controles de acceso. Solo se permitirá el ingreso a los colaboradores autorizados.

 

13.2.  SISTEMA DE VIDEOVIGILANCIA

 

El Grupo Empresarial OBA, sus filiales y subsidiarias cuentan con cámaras de video vigilancia en cada una de sus sedes principales, establecimientos de comercio de franquicias y tiendas y edificios administrativos que tienen como finalidad cumplir con las políticas de seguridad física de todas nuestras empresas, colaboradores, proveedores, clientes y aliados cumpliendo debidamente con los parámetros expresados en la Guía para la Protección de Datos Personales en Sistemas de Videovigilancia expedidos por la Superintendencia de Industria y Comercio así, como en los conceptos emitidos a través de sus circulares.

 

Se considerará el Titular ha autorizado el tratamiento de sus datos personales a través de sistema de videovigilancia cuando ingrese a nuestras sedes principales, establecimientos de comercio de franquicias y tiendas y edificios administrativos como conducta inequívoca en el otorgamiento de su autorización y, conforme al aviso de privacidad que estará visible todo el tiempo con la advertencia de que existe un sistema de videovigilancia a quienes visiten nuestros espacios físicos.

 

Las imágenes se conservarán por un tiempo máximo de 365 días. En caso de que la respectiva imagen sea objeto o prueba de reclamación, proceso judicial o queja, se conservarán hasta el momento en que dicho conflicto sea resuelto.

 

En el evento de requerirse la imagen como consulta por parte del titular, deberá ceñirse al procedimiento expresado en el numeral 10 de la presente Política


 

 

identificando la empresa responsable del tratamiento de la información según corresponda.

 

15.  REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS (RNBD)

 

Dentro del Grupo Empresarial OBA, sus empresas subsidiarias y filiales, se lleva a cabo el proceso de registro de las Bases de Datos actuales ante la Superintendencia de Industria y Comercio, a través de la herramienta puesta a disposición por esta autoridad. Así mismo, se realiza el mantenimiento y la actualización del registro de Bases de Datos dentro de los términos establecidos en la ley colombiana, teniendo en cuenta, entre otros, los siguientes aspectos: a) Creación de Bases de Datos. b) Reclamos presentados por el Titular de Datos Personales. c) Incidentes de Seguridad. d) Cambios sustanciales en la Base de Datos (Finalidad, Encargado de Tratamiento, Canales de Atención al Titular, Clasificación o tipos de datos almacenados, Medidas de Seguridad, Política de Tratamiento, Transferencia y/o transmisión internacional de datos personales). e) Cambios no sustanciales en la Base de Datos.

 

 

16.  SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DE DATOS PERSONALES

 

En desarrollo del principio de Responsabilidad Demostrada contenido en el Decreto 1377 de 2013 que desarrolla la Ley 1581 de 2012, el Grupo Empresarial OBA, sus filiales y subsidiarias ha adoptado las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para priorizar una adecuada gestión en la Protección de Datos Personales contenidos en bases de datos, a través del diseño de Manuales Internos que ocupan la Seguridad, los procedimientos y lineamientos que se surten dentro de la organización con el fin de asegurar la confidencialidad, la integridad y disponibilidad de la información de carácter personal objeto de tratamiento, existiendo un MANUAL INTERNO DE GESTIÓN EN EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

 

Así mismo, dentro de los recursos administrativos y humanos dentro de la organización, contamos con:

 

  1. OFICIAL DE HABEAS DATA, encargado de definir las estrategias internas necesarias para el cumplimiento de la presente política y de la Gestión Integral de Datos
  2. COMITÉ DE VIGILANCIA del Sistema de Gestión de Datos Personales conformado por miembros colaboradores de la organización, quienes en conjunto y apoyo del Oficial de Habeas Data procuran la realización de auditorías y seguimiento en los procesos relacionados al Tratamiento de Datos Personales por parte de los encargados, el diseño de campañas de divulgación y capacitación frente al contenido de la Política de Tratamiento de

 

 

Datos y así mismo, del cumplimiento de la normativa en materia de Habeas Data, conceptos de la Superintendencia de Industria y Comercio, los Manuales Internos dentro de la Organización y las medidas necesarias para garantizar un adecuado manejo de la información de terceros construyendo de esta manera, un sólido Sistema Integral de Gestión de Datos Personales.

 

17.  USO DE COOKIES EN PÁGINAS WEB

 

EL Grupo Empresarial OBA, sus filiales y subsidiarias informa que, al momento de realizar visita dentro de las páginas web vigentes para cada una de las empresas del Grupo, se recopilará determinada información de registro de Internet y detalles relacionados al comportamiento y perfil del usuario. Esto permite que la experiencia durante la navegación dentro de la página se convierta en un evento personalizado y fluido adaptando a los intereses del usuario los contenidos ofertados y facilitar la consulta dentro de las páginas web.

 

Sin embargo, es necesario aclarar que la aceptación o no de las cookies al momento de la navegación dentro de las páginas será totalmente opcional para el usuario y únicamente su aceptación, implicará la personalización de la experiencia durante el uso de las páginas web. Siempre su uso será anónimo y su propósito en estricto sentido es facilitar a nuestra organización análisis estadísticos sobre el número de visitantes y los contenidos que se visitan con mayor frecuencia para que de esta manera, podamos tener una mejora continua en el diseño de este servicio.

 

18.  EXCEPCIÓN APLICACIÓN DE LA POLÍTICA DE PRIVACIDAD Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

 

Se debe exceptuar a la regla del Régimen de Protección de Datos Personales establecidos en la ley 1581 de 2012 y la normatividad que la desarrolla, las bases de datos o archivos tratados por el Grupo Empresarial OBA, sus filiares y subsidiarias con la finalidad de prevenir, detectar y monitorear el control de lavado de activos y financiación del terrorismo.

 

19.  VIGENCIA

 

Esta política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales entrará en vigencia el día 28 de diciembre de 2022. Última actualización 12 de diciembre de 2019.

 

La presente Política fue aprobada por parte del presidente del Grupo Empresarial OBA y su actualización dependerá de las instrucciones del Oficial de Habeas Data del Grupo Empresarial OBA en concordancia con el presidente del grupo.

 

La versión aprobada de esta Política se publicará en la página web del Grupo Empresarial OBA, sus empresas filiales y subsidiarias y se fijará en cada una de


 

 

las sedes de las empresas que conforman el grupo. Cualquier cambio sustancial en las políticas de tratamiento se comunicará de forma oportuna a los titulares de los datos a través de los medios habituales de contacto y/o a través de las páginas web del Grupo Empresarial OBA, sus filiales y subsidiarias.

 

Es un deber de todos los colaboradores que conforman al Grupo Empresarial OBA conocer esta política y realizar las acciones pertinentes y conducentes para su cumplimiento, implementación y mantenimiento. El Área de Gestión Humana debe propender para que en cada incorporación de nuevos funcionarios y colaboradores se divulgue esta política; el área jurídica realizará los ajustes de índole contractual y legal correspondientes para que, dentro de los contratos se firmen acuerdos de confidencialidad y demás documentos que incorporen su cumplimento.

 

20.  HISTORIAL Y CONTROL DE CAMBIOS


 


VERSION

DESCRIPCIÓN DE LA

MODIFICACIÓN

FECHA MODIFICACI ON

01

Versión inicial

 

 

02

Actualización normativa, cambios en la operación tercerizada y nuevo oficial de privacidad

 

12/12/2019

 

 

 

03

Actualización                         normativa, complementación texto política Integral para las empresas miembro del Grupo; Oficial de Habeas Data, Procedimientos frente al Sistema de Gestión para el tratamiento de Datos Personales.

 

 

 

28/12/2022